Компенсации дистанционным работникам: как новые правила повлияют на НДФЛ, взносы и расходы

Дистанционным работникам надо выплачивать компенсацию за использование личного имущества и программного обеспечения. Размер такой компенсации законодательно не ограничен. Но вот «освободить» всю сумму компенсации от НДФЛ и взносов ИЛИ учесть ее с расходах получится далеко не всегда.  Рассказываем, как рассчитывать налоги, связанные  с выплатой компенсаций дистанционным сотрудникам в 2024 году.

Содержание статьи ↓

1. Выплаты за использование личного имущества
2. Как считать лимит при работе на полставки
3. Учет компенсации в расходах при ОСНО и УСН

Выплаты за использование личного имущества

По общему правилу, работодатель должен обеспечить «удаленщика» оборудованием, программами и другими средствами, необходимыми для дистанционного выполнения трудовой функции (ч. 1 ст. 312.6 ТК РФ). Допустим и другой вариант: с согласия работодателя сотрудник использует свое (или арендованное) имущество и программы. За это он получает возмещение понесенных расходов и отдельную компенсацию и (ч. 2 ст. 312.6 ТК РФ). Размер, порядок и сроки выплаты компенсации и возмещения расходов определяются локальным актом, либо трудовым договором.

Прежние правила

Очевидно, что выплаты за использование дистанционным работником личного имущества, связаны с исполнением трудовых обязанностей. При этом они прямо предусмотрены в Трудовом кодексе. А значит, подпадают под действие пункта 1 статьи 217 и пункта 2 статьи 422 НК РФ. Напомним, что данные нормы освобождают от НДФЛ и страховых взносов компенсационные выплаты, связанные с выполнением физлицом трудовых обязанностей. При этом изначально законодатель не ограничивал необлагаемую сумму выплаты за использование имущества «удаленщика».

Этим активно пользовались многие компании, устанавливая достаточно высокие суммы компенсаций. Данные выплаты фактически превращались в часть зарплаты, а работодатель мог значительно экономить на налоговых платежах.

Минфин и ФНС пытались бороться с этими злоупотреблениями. Чиновники настаивали, что размер компенсации должен соответствовать реальным расходам сотрудника (письма Минфина от 11.01.22 № 03-04-06/263 и от 29.10.20 № 03-04-06/94269; ФНС от 12.02.21 № СД-4-11/1705@). Однако такой подход прямо противоречил статье 312.6 ТК РФ. Ведь в ней говорится о возмещении реальных расходов дистанционного работника (оплата электроэнергии, интернета, покупка картриджей и т.п.) и отдельно о выплате компенсации за сам факт использования личного оборудования. Другими словами, в силу прямого указания Трудового кодекса компенсация не связана с фактическими расходами — это две отдельные выплаты.

Новые правила

С января 2024 года ситуация изменилась. В статьи 217 и 422 НК РФ были введены положения, ограничивающие возможность налоговой оптимизации через выплату компенсации дистанционным сотрудникам (Федеральный закон от 31.07.23 № 389-ФЗ; далее — Закон № 389-ФЗ). Суть новшеств такова: для целей освобождения от НДФЛ и взносов компенсация принимается в полной сумме, только если ее размер соответствует реальным затратам сотрудника, что подтверждено документально. В остальных случаях действует лимит — 35 руб. за каждый день работы «на удалёнке».

Как видим, здесь снова произошло смешение двух разных выплат, предусмотренных статьей 312.6 ТК РФ: компенсации за факт использования имущества и программ, принадлежащих работнику, и возмещения его затрат, связанных с таким использованием. Тем не менее, порядок налогообложения в части возмещения расходов стал достаточно понятным: если «дистанционный» сотрудник предоставил документы, которые подтверждают затраты на выполнение работы, то возмещаемые суммы не облагаются НДФЛ и взносами в полном размере. А если подтверждающих документов нет, то возмещаемая сумма расходов будет расцениваться как часть компенсации за использование личного имущества и тоже подпадет под 35-ти рублевый лимит.

Что касается компенсации, то она полагается сотруднику за сам факт использования личного оборудования и ПО. По новым правилам, от налогообложения освобождается не вся сумма, а только выплата в пределах 35 руб. за каждый день работы. И никаких документов, подтверждающих использование имущества в рабочих целях, в этом случае не требуется. Выплачивать компенсацию в большем размере можно, но суммы свыше указанного лимита будут облагаться НДФЛ и взносами.

Как считать лимит при работе на полставки

Введение лимита решило один вопрос, но сразу же породило другие. В частности, такой: нужно ли соотносить установленную законодателем сумму (35 руб.) с продолжительностью рабочего дня конкретного сотрудника? Например, если он занят на полставки, значит ли это, что под освобождение от НДФЛ и взносов попадет только 17,5 руб. в день? Давайте разбираться.

Из буквального прочтения новых положений статей 217 и 422 НК РФ следует, что если компенсация выплачивается не по фактическим расходам, то она освобождается от НДФЛ и взносов в размере, не превышающем 35 руб. за каждый день выполнения трудовой функции дистанционно. При этом термин «день» в Налоговом кодексе не раскрывается.

Нужное определение можно найти в статье 2 Федерального закона от 03.06.11 № 107-ФЗ «Об исчислении времени» (применять этот закон в такой ситуации позволяет п. 1 ст. 11 НК РФ). Согласно статье 2 Закона № 107-ФЗ, день — это период времени продолжительностью 24 часа, имеющий порядковый номер в календарном месяце.

Следовательно, лимит в 35 руб. должен применяться за каждые сутки, в которых сотрудник трудился удаленно, независимо от фактического количества часов работы. Так что независимо от графика работы дистанционщика размер компенсации, освобождаемой от НДФЛ и взносов, будет одинаковым — 35 руб.

Данный лимит не изменится даже в том случае, если в конкретный день сотрудник отработал всего 10 минут. Неважно, в какой день он трудился — в рабочий или выходной. Не имеет значения и то, как распределялось его рабочее время в течение суток: работал он утром, днем, вечером или ночью. В любом случае от НДФЛ и взносов освобождается 35 руб. «бездокументарной» компенсации за каждый день работы.

Учет компенсации в расходах при ОСНО и УСН

Порядок списания компенсации при налогообложении прибыли теперь прописан в новом подпункте 11.1 пункта 1 статьи 264 НК РФ (введен Законом № 389-ФЗ). Законодатель сделал важную оговорку: включать в расходы выплату в размере 35 руб. в день можно лишь в том случае, если такая форма компенсации прямо предусмотрена в локальном нормативном акте или трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему). Если не предусмотрена, то учитывать при налогообложении прибыли можно только документально подтвержденные затраты дистанционщика.

В связи с этим советуем компаниям на ОСНО проверить, включено ли положение о выплате «бездокументарной» компенсации в локальный акт или в трудовые договоры с работниками. Если не включено, нужно издать такой акт или внести изменения в трудовые контракты. Иначе учесть такие расходы не получится. Даже если компенсация не превышает 35 руб. за каждый день работы.

Добавим, что для целей налогообложения прибыли лимит компенсации (35 руб. в день) был введен не с января 2024 года, а раньше — с 31 августа 2023 года.

Для компаний (ИП) на «упрощенке» и плательщиков ЕСХН новые положения создают более значительную проблему. Как было сказано выше, новшествам посвящен отдельный подпункт 11.1 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Таким образом, законодатель не только ввел лимит и установил специальные правила учета компенсаций при налогообложении прибыли. Но и зафиксировал, что такие выплаты не являются расходами на оплату труда, а считаются прочими расходами, связанными с производством и реализацией (наряду с командировочными и выплатами за пользование личного авто в служебных целях).

Таким образом, с 31 августа 2023 года налогоплательщики на УСН и ЕСХН в принципе лишились возможности учесть как компенсацию, так и возмещение расходов «удаленщикам». Ведь перечень затрат, на которые можно уменьшать доходы при исчислении указанных налогов носит закрытый характер (п. 2 ст. 346.5, п. 1 ст. 346.16 НК РФ). В этих списках рассматриваемые выплаты отсутствуют. И если раньше многие учитывали их как оплату труда, то теперь такой возможности нет.

Более того, не исключено, что налоговики придадут этим положениям обратную силу и станут исключать из расходов на оплату труда компенсации «удаленщикам», выплаченные до 31 августа 2023 года, ссылаясь на неверную квалификацию данных затрат налогоплательщиком. Поэтому во избежание значительных доначислений советуем при подготовке годовой декларации по УСН или ЕСХН провести ревизию подобных затрат, взвесить риски и при необходимости задуматься над тем, чтобы убрать эти выплаты из расходов самостоятельно.