Должностная инструкция офис-менеджера (специалиста по административно-хозяйственному обеспечению)
Офис-менеджер играет важную роль в эффективном функционировании офиса или организации. Он отвечает за координацию и управление различными аспектами работы офиса, обеспечивая его эффективное и беспроблемное функционирование. В данной статье мы рассмотрим должностную инструкцию офис-менеджера, включая его обязанности и необходимые навыки.
Скачать образец должностной инструкции офис-менеджера
Скачать бланк должностной инструкции офис-менеджера
Должностная инструкция офис-менеджера - Образец
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность
офис-менеджера.
1.2. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимает директор по представлению непосредственного руководителя.
1.3. Требования к образованию и обучению работника:
- Среднее профессиональное образование - программа подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности.
1.4. Требования к опыту практической работы:
- Не предусмотрено.
1.5. Особые условия допуска к работе:
- Не предусмотрено.
1.6. Другие характеристики для занятия должности:
- Дополнительное профессиональное образование - программы повышения квалификации по профилю деятельности (не реже чем раз в три года).
1.7. Работник в своей деятельности руководствуется:
- действующими нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
- уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка и локальными нормативными актами организации;
- трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.
1.8. Работник должен знать:
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
- информацию, необходимую для выполнения своих должностных обязанностей. См. подробнее в разделе 2.
1.9. Работник подчиняется непосредственному руководителю.
1.10. На время отсутствия работника (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ, А ТАКЖЕ НЕОБХОДИМЫЕ ЗНАНИЯ И УМЕНИЯ ДЛЯ ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ
В обязанности работника входит:
2.1. Определение потребностей в товарах и услугах для создания оптимальных условий труда:
- Прием заявок на товары и услуги для создания оптимальных условий труда;
- Определение качественных и количественных потребностей работников в канцелярских, хозяйственных и сопутствующих товарах и услугах, офисного оборудования;
- Проведение анализа соответствия поступивших заявок локальным нормативным актам организации, а также запланированному бюджету;
- Подготовка данных для выбора поставщика товаров и услуг;
- Подготовка плана поставки по заявкам на товары и услуги;
- Формирование заказа поставщику товаров и услуг;
- Отправка заявки поставщику товаров и услуг;
- Составление сводных учетных и отчетных документов по определению потребностей в товарах и услугах для создания оптимальных условий труда.
Необходимые умения:
- Работать с заявками, формировать единый заказ на базе нескольких заявок, формировать заказы в соответствии с категорией товаров и услуг;
- Определять объем необходимых потребностей в материально-технических ресурсах в соответствии с локальными нормативными актами и бюджетом организации;
- Определять наиболее эффективные и качественные показатели необходимых товаров и услуг;
- Составлять и оформлять документы для процедур выбора поставщиков и процедур закупки;
- Формулировать потребности в тех или иных товарах и услугах, а также излагать их описание в письменной форме;
- Работать с заключенными договорами на поставку товаров и оказание услуг для создания оптимальных условий труда;
- Составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных о фактах хозяйственной деятельности организации, состояния рынка товаров и услуг;
- Использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", оргтехнику;
- Использовать средства коммуникации;
- Вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета.
Необходимые знания:
- Локальные нормативные акты организации общего характера и по функциональному направлению деятельности;
- Рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих создание оптимальных условий труда;
- Ценовая политика рынка на определенные категории товаров и услуг;
- Правила деловой переписки;
- Правила делового этикета;
- Порядок оформления заказов у поставщиков товаров и услуг;
- Основные условия заключенных договоров на поставку товаров и предоставление услуг в части процедуры оформления заказа на их получение;
- Структура и принципы организации документооборота;
- Законодательство Российской Федерации в области материально-технического обеспечения, закупочной деятельности, делопроизводства и архивирования в рамках выполняемых трудовых функций, а также гражданское законодательство Российской Федерации в части регулирования договорных отношений и сделок между участниками рынка;
- Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
- Структура организации.
Другие характеристики:
- Не предусмотрено
2.2. Организация процесса закупки и приобретение товаров и услуг для создания оптимальных условий труда:
- Проведение анализа рынка товаров и услуг, соответствующих потребностям организации;
- Организация отбора поставщиков с применением конкурентных способов закупки;
- Подготовка документации для проведения процедур выбора поставщиков и закупки;
- Сопровождение процедуры заключения контрактов на поставку товаров и предоставление услуг;
- Систематизация и обобщение информации о заключенных договорах;
- Ведение реестра договоров на поставку товаров и оказание услуг;
- Ведение базы поставщиков товаров и услуг;
- Мониторинг цен на приобретаемые товары и услуги;
- Работа с поставщиками товаров и услуг с целью улучшения качества и снижения затрат;
- Составление сводных учетных и отчетных документов о фактах хозяйственной деятельности организации в части заказа поставки и использования товаров и услуг, состояния рынка товаров и услуг.
Необходимые умения:
- Определять наиболее эффективные и качественные показатели необходимых товаров и услуг;
- Определять объем необходимых потребностей в материально-технических, финансовых ресурсах в соответствии с локальными нормативными актами и бюджетом организации;
- Организовывать процедуру закупки товаров или услуг;
- Составлять и оформлять документы для процедур выбора поставщиков и процедур закупки;
- Формулировать потребности в тех или иных товарах и услугах, а также излагать их описание в письменной форме;
- Составлять и оформлять договоры на приобретение товаров и услуг для создания оптимальных условий труда;
- Классифицировать первичные отчетные документы, оценивать их соответствие требованиям законодательства Российской Федерации и условиям договора
- Составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных о фактах хозяйственной деятельности организации, состоянии рынка товаров и услуг;
- Составлять, систематизировать и актуализировать базу поставщиков товаров и услуг;
- Использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", оргтехнику;
- Использовать средства коммуникации;
- Вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета.
Необходимые знания:
- Рынок поставщиков товаров и услуг в рамках выполнения задач по созданию оптимальных условий труда;
- Ценовая политика рынка на определенные категории товаров и услуг;
- Принцип, алгоритм и этапы проведения закупок;
- Основы договорной работы;
- Порядок заключения договоров;
- Законодательство Российской Федерации в области материально-технического обеспечения, закупочной деятельности, складского учета, по вопросам пожарной безопасности, охраны труда, экологической безопасности, делопроизводства и архивирования в рамках выполняемых трудовых функций, а также гражданское законодательство Российской Федерации в части регулирования договорных отношений и сделок между участниками рынка;
- Локальные нормативные акты организации общего характера и по функциональному направлению деятельности;
- Структура и принципы организации документооборота;
- Базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
- Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
- Правила деловой переписки;
- Правила делового этикета;
- Структура организации.
Другие характеристики:
- Не предусмотрено
2.3. Контроль исполнения условий договоров на поставку товаров и услуг для создания оптимальных условий труда:
- Отслеживание сроков проведения оплаты в соответствии с заключенными договорами, в том числе оферты;
- Контроль соблюдения и исполнения условий договоров поставки товаров или предоставления услуги;
- Контроль соблюдения условий предоставления первичной документации;
- Приемка поставляемых товаров и услуг в соответствии с действующими договорами, нормами и правилами;
- Проверка соответствия поставляемых товаров заявленным маркировкам и характеристикам, а также их количественного и качественного соответствия
- Оценка качества оказываемых услуг;
- Оформление принятых товаров и услуг в соответствии с действующими договорами, нормами и правилами первичной отчетной документации;
- Оформление отчетных документов в соответствии с требованиями для контрагентов и подразделений бухгалтерского учета;
- Ведение работы с поставщиками по устранению допущенных нарушений условий договоров;
- Взаимодействие с подразделениями организации по претензионной работе в случае нарушения контрагентами условий договоров;
- Актуализация базы поставщиков товаров и услуг с точки зрения их благонадежности.
Необходимые умения:
- Работать с заключенными договорами на поставку товаров и оказание услуг;
- Классифицировать первичные отчетные документы, оценивать их соответствие требованиям законодательства Российской Федерации и условиям договора;
- Вести переговоры по устранению нарушений условий договоров;
- Вести деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
- Составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных о фактах хозяйственной деятельности организации, состояния рынка товаров и услуг;
- Составлять, систематизировать и актуализировать базу поставщиков товаров и услуг;
- Использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", оргтехнику;
- Использовать средства коммуникации.
Необходимые знания:
- Рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих создание оптимальных условий труда;
- Условия заключенных договоров на поставку товаров и предоставление услуг;
- Основы договорной работы;
- Порядок заключения договоров;
- Законодательство Российской Федерации в области материально-технического обеспечения, закупочной деятельности, защиты прав потребителя, делопроизводства и архивирования в рамках выполняемых трудовых функций, а также гражданское законодательство Российской Федерации в части регулирования договорных отношений и сделок между участниками рынка;
- Санитарные нормы и правила, касающиеся определения качества приобретаемых товаров и услуг;
- Стандарты и технические условия, касающиеся определения качества приобретаемых товаров и услуг;
- Локальные нормативные акты организации общего характера и по функциональному направлению деятельности;
- Структура и принципы организации документооборота;
- Базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
- Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
- Правила деловой переписки;
- Правила делового этикета;
- Структура организации.
Другие характеристики:
- Не предусмотрено
2.4. Организация работы складского хозяйства организации и учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ), используемых для создания оптимальных условий труда:
- Организация разгрузки и доставки товаров на места хранения;
- Организация хранения ТМЦ;
- Создание условий для безопасного хранения и сохранности складируемых ТМЦ
- Составление базы складского учета
- Внесение в базу складского учета данных на основании оформленных в установленном законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами организации порядке и исполненных первичных, отчетных и учетных документов;
- Определение качественного состояния поступающих на склад и хранящихся на складе ТМЦ, их годности или негодности к использованию;
- Ведение учета остатков хранящихся на складе ТМЦ;
- Ведение учета движения ТМЦ;
- Проверка фактического наличия ТМЦ;
- Списание пришедших в негодность хранящихся ресурсов в соответствии с нормами
- Подготовка к утилизации пришедших в негодность или не требующих дальнейшего использования ТМЦ;
- Организация выдачи ТМЦ в соответствии с нормами и регламентами, внесение соответствующих записей в систему учета;
- Контроль расходования и использования ТМЦ;
- Оформление материальных отчетов, отражающих движение ТМЦ;
- Представление в бухгалтерию организации материальных отчетов, отражающих движение ТМЦ;
- Проведение инвентаризаций ТМЦ;
- Составление сводных учетных и отчетных документов о ТМЦ, об их движении, использовании и состоянии.
Необходимые умения:
- Оценивать состояние ТМЦ;
- Классифицировать первичные отчетные документы, оценивать их соответствие требованиям законодательства Российской Федерации и условиям договора;
- Использовать приемы комплексной проверки первичных учетных документов;
- Оформлять первичные документы бухгалтерского учета;
- Формировать и актуализировать систему учетно-отчетной документации по движению (приходу, расходу) ТМЦ;
- Применять правила проведения инвентаризации;
- Составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных по движению ТМЦ;
- Использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", оргтехнику;
- Использовать средства коммуникации.
Необходимые знания:
- Правила складского учета;
- Правила составления материальных отчетов движения ТМЦ и первичных документов;
- Структура и принципы организации документооборота с подразделениями организации, ведущими бухгалтерский учет;
- Правила хранения исходной и текущей документации на поставку, учет и выдачу ТМЦ;
- Порядок учета, приемки, выдачи и списания ТМЦ;
- Стандарты и технические условия на хранение ТМЦ;
- Правила проведения инвентаризации;
- Порядок действий при возникновении чрезвычайных ситуаций;
- Локальные нормативные акты организации общего характера и по функциональному направлению деятельности;
- Основы законодательства Российской Федерации в вопросах оформления первичных учетных документов, ведения складского учета, проведения инвентаризаций, по вопросам пожарной безопасности, охраны труда, экологической безопасности;
- Базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
- Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
- Структура организации.
Другие характеристики:
- Не предусмотрено
2.5. Обеспечение технического и сервисного обслуживания приобретенного офисного оборудования (кроме оргтехники) и контроль его состояния:
- Оценка технического состояния мебели, офисного (кроме оргтехники) и бытового оборудования;
- Прием от работников заявок на сервисное обслуживание или устранение неисправностей мебели, офисного (кроме оргтехники) и бытового оборудования;
- Определение качественных и количественных затрат, необходимых в рамках сервисного обслуживания или для устранения неисправностей мебели, офисного и бытового оборудования;
- Определение целесообразности проведения сервисного обслуживания или ремонта мебели, офисного и бытового оборудования;
- Оформление технического заключения о состоянии мебели или оборудования для определения их дальнейшего использования или принятия решения о списании с баланса организации;
- Контроль сроков гарантии и сервисного обслуживания мебели и оборудования;
- Организация сервисного обслуживания или ремонта мебели, офисного и бытового оборудования;
- Приемка выполненных работ по ремонту или сервисному обслуживанию мебели, офисного и бытового оборудования.
Необходимые умения:
- Оценивать состояние ТМЦ;
- Работать с заявками, формировать единый заказ на базе нескольких заявок, формировать заказы для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники);
- Определять объем необходимых потребностей в материально-технических, финансовых ресурсах в соответствии с локальными нормативными актами и бюджетом организации;
- Использовать приемы комплексной проверки первичных учетных документов;
- Составлять и оформлять документы для процедур выбора поставщиков и процедур закупки для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники);
- Работать с заключенными договорами на поставку товаров и оказание услуг, а также сопроводительной и технической документацией к мебели и оборудованию;
- Составлять, систематизировать и актуализировать базу поставщиков товаров и услуг для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники);
- Составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных о фактах хозяйственной деятельности организации, состоянии рынка товаров и услуг;
- Использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", оргтехнику;
- Использовать средства коммуникации;
- Вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета.
Необходимые знания:
- Стандарты и технические условия на хранение, использование и эксплуатацию ТМЦ;
- Рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих техническое и сервисное обслуживание офисного оборудования;
- Ценовая политика рынка на определенные категории товаров и услуг для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники);
- Порядок оформления заказов у поставщиков товаров и услуг для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники);
- Локальные нормативные акты организации общего характера и по функциональному направлению деятельности;
- Основы законодательства Российской Федерации в вопросах материально-технического обеспечения, оформления первичных учетных документов, гарантийного и сервисного обслуживания, защиты прав потребителя;
- Базовые основы информатики;
- Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
- Правила деловой переписки;
- Правила делового этикета;
- Структура организации.
Другие характеристики:
- Не предусмотрено
3. ПРАВА
Работник вправе:
3.1. Знакомиться с проектными решениями руководства, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными
настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о недостатках,
выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их
устранению.
3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.5. Запрашивать лично или через непосредственного руководителя информацию и документы,
необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Работник несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей,
предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации, и заключенным трудовым договором.
4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах,
определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством
Российской Федерации, и заключенным трудовым договором.
4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации, и заключенным трудовым договором.
5. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.
5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся под
расписку все работники организации, на которых распространяется действие этой инструкции.
Обязанности офис-менеджера могут варьироваться в зависимости от конкретной организации, но в целом они включают следующие аспекты:
Обязанности офис-менеджера
Управление офисными операциями:
Офис-менеджер отвечает за обеспечение эффективной работы офиса. Это включает управление офисным пространством, обеспечение его правильной организации и поддержания чистоты и порядка. Он также отвечает за работу офисного оборудования, управление поступающей и исходящей корреспонденцией, заботу о канцелярских и офисных материалах и т.д.
Управление расписанием и координация мероприятий
Офис-менеджер отвечает за координацию встреч, планирование и организацию внутренних и внешних мероприятий. Он также может быть ответственным за управление рабочими расписаниями сотрудников, резервирование переговорных комнат и координацию поездок и командировок.
Управление административными задачами
Офис-менеджер выполняет широкий спектр административных задач, таких как подготовка отчетов, обработка документов, ведение учетных записей, управление бюджетом и закупками. Он также может отвечать за контроль над соблюдением политик и процедур офиса, а также за соблюдение требований законодательства.
Координация коммуникации
Офис-менеджер играет важную роль в обеспечении эффективной коммуникации в офисе. Он отвечает за управление электронной и телефонной перепиской, встречи гостей, а также за обеспечение согласованности информации между различными отделами и уровнями руководства.
Управление ресурсами
Офис-менеджер отвечает за управление финансовыми итогами деятельности офиса. Он может отвечать за составление бюджета, мониторинг расходов и доходов, управление контрактами с поставщиками, а также за обеспечение эффективного использования ресурсов, включая энергию и материалы.
Для выполнения своих обязанностей офис-менеджеру требуются определенные навыки. Вот некоторые из них:
Необходимые офис-менеджеру навыки
Организационные навыки
Офис-менеджер должен быть способен хорошо организовывать свою работу и выполнять несколько задач одновременно. Он должен быть внимателен к деталям и уметь эффективно планировать время и ресурсы.
Коммуникативные навыки
Офис-менеджер должен обладать отличными навыками коммуникации, чтобы эффективно взаимодействовать с коллегами, клиентами и поставщиками. Он должен быть умелым слушателем, уметь ясно и четко выражать свои мысли и быть тактичным при общении с различными людьми.
Решение проблем
Офис-менеджер должен быть гибким и уметь принимать решения в ситуациях, требующих быстрого реагирования. Он должен быть способен анализировать проблемы, искать альтернативные решения и принимать взвешенные решения.
Техническая грамотность
Офис-менеджер должен быть знаком с использованием различных офисных программ и технологий, таких как компьютерные системы, программы электронной почты и обработка текста. Умение работать с ними должно быть безупречным.
Командный дух
Офис-менеджер должен быть способен эффективно работать в команде и уметь мотивировать и вести коллег. Он должен быть лидером и уметь добиваться совместных результатов.
Должностная инструкция офис-менеджера варьируется в зависимости от конкретной организации, но эти общие обязанности и навыки являются ключевыми. Офис-менеджер играет важную роль в поддержании организации в порядке, обеспечении эффективной работы и создании комфортной рабочей среды для всех сотрудников.