Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя
Секретарь-делопроизводитель играет важную роль в организации, обеспечивая эффективное выполнение делопроизводственных функций. Должностная инструкция секретаря определяет его обязанности, права и ответственность.
Скачать образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя
Скачать бланк должностной инструкции секретаря-делопроизводителя
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя - Образец
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность cекретаря-делопроизводителя.
1.2. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимается директором по представлению руководителя подразделения.
1.3. На должность cекретаря-делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.
1.4. Секретарь-делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:
- действующими нормативно-техническими документами;
- уставом организации, локальными нормативными актами организации;
- настоящей должностной инструкцией, трудовым договором.
1.5. Секретарь-делопроизводитель должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- правила делового общения;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами и другой оргтехникой;
- правила организации и ведения делопроизводства;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
- основы этики, эстетики и делового этикета;
- основы организации труда и управления;
- основы административного права и законодательства о труде;
- структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;
- методы оформления и обработки документов;
- архивное дело;
- машинопись;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- английский (или какой-либо другой европейский) язык.
1.6. Секретарь-делопроизводитель подчиняется руководителю подразделения.
1.7. На время отсутствия секретаря-делопроизводителя (отпуск, болезнь и пр.), его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора.
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Секретарь-делопроизводитель:
2.1. Оформляет исходящие документы и проверяет правильность их оформления, адресования, наличия подписей, виз и приложений.
2.2. Регистрирует исходящие документы (на карточках, в компьютере) с ведением
соответствующих картотек (журналов).
2.3. Формирует исполненные документы в дела по определенным участкам работы в соответствии с утвержденной номенклатурой организации.
2.4. Подготавливает документы к последующему хранению и использованию: проводит экспертизу ценности, оформляет дела, составляет описи.
2.5. Передает оформленные дела в архив организации.
2.6. Ведет справочную работу по документам.
2.7. Возвращает неправильно оформленные документы исполнителям на доработку.
2.8. Составляет проекты документов, их правка, организует подписание руководителем.
2.9. Работает с почтовыми и курьерскими службами.
3. ПРАВА
Секретарь-делопроизводитель вправе:
3.1. Знакомиться с проектными решениями руководства, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.5. Запрашивать лично или через непосредственного руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-делопроизводитель несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ и заключенным трудовым договором.
4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ, заключенным трудовым договором.
4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ, заключенным трудовым договором.
5. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.
5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся под подпись все работники организации, на которых распространяется действие этой инструкции.
Ключевые обязанности секретаря-делопроизводителя включают в себя:
1. Организация и ведение документооборота. Секретарь-делопроизводитель отвечает за прием, регистрацию, распределение и хранение документов в соответствии с установленными процедурами.
2. Поддержание порядка в рабочем пространстве. Секретарь-делопроизводитель отвечает за поддержание порядка на своем рабочем месте, а также за организацию рабочих пространств других сотрудников.
3. Подготовка документов. Секретарь-делопроизводитель отвечает за подготовку различных документов, таких как письма, отчеты, протоколы и т.д., в соответствии с установленными стандартами.
4. Организация встреч и переговоров. Секретарь-делопроизводитель отвечает за организацию и координацию встреч, переговоров и других мероприятий, а также за подготовку необходимых материалов.
5. Поддержание связи с партнерами и клиентами. Секретарь-делопроизводитель отвечает за поддержание связи с внешними партнерами и клиентами, обеспечивая оперативное решение возникающих вопросов.
Эти обязанности требуют от секретаря-делопроизводителя хорошей организационной способности, внимательности к деталям и умения эффективно управлять временем.