Должностная инструкция специалиста по документообороту
В современном бизнесе эффективный документооборот является неотъемлемой частью успешного функционирования организации. Специалист по документообороту играет важную роль в этом процессе, обеспечивая правильное создание, хранение и передачу документов. Данная должностная инструкция специалиста по документообороту предоставляет основные рекомендации и обязанности, которые должен выполнять сотрудник.
Скачать образец должностной инструкции специалиста по документообороту
Скачать бланк должностной инструкции специалиста по документообороту
Должностная инструкция специалиста по документообороту - Образец
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность специалиста по документообороту.
1.2. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимается директором по представлению непосредственного руководителя.
1.3. На должность специалиста по документообороту назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее трех лет.
1.4. Специалист по документообороту в своей деятельности руководствуется:
- действующими нормативно-техническими документами;
- уставом организации, локальными нормативными актами организации;
- настоящей должностной инструкцией, трудовым договором.
1.5. Специалист по документообороту должен знать:
- законы РФ, постановления, приказы и иные нормативные документы, связанные с документационным обеспечением организации;
- нормы и алгоритм планирования и процесс работы;
- способы и методы изучения, разработки и улучшения документационных сервисов организации;
- правила формирования, распределения, хранения, экспертизы ценности бумаг;
- создание и правильное ведение архивного дела;
- нормативные и методические бумаги по проектированию и применению АИС;
- ведущий опыт в своей профессиональной области, как российский, так и зарубежный;
- основы экономики, организации труда и управления;
- нормы законов РФ о труде;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- требования и нормы пожарной безопасности и охраны труда.
1.6. Специалист по документообороту подчиняется непосредственному руководителю.
1.7. На время отсутствия специалиста по документообороту (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Специалист по документообороту обязан:
2.1. Организовывать работу документооборота организации.
2.2. Обеспечивать контроль документооборота компании (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.
2.3. Осуществлять методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях организации, контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
2.4. Контролировать ход документа, переданного, согласно резолюции руководителя, к исполнению.
2.5. Осуществлять контроль сроков исполнения документов.
2.6. Разрабатывать номенклатуры дел.
2.7. Обеспечивать хранение печатей организации.
2.8. Вести компьютерную базу (картотеку) документов.
2.9. Обрабатывать и отправлять адресатам исходящие документы.
2.10. Создать эффективную систему поиска нужных документов, заниматься информационной и справочной работой.
2.11. Составлять протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению.
2.12. Составлять акт уничтожения документов, не требующих архивного хранения.
2.13. Подготавливать и передавать с описью документы на хранение в архив.
2.14. Организовывать курьерскую доставку корреспонденции.
2.15. Вести финансовое планирование и отчетность в рамках выполняемой работы.
2.16. Выполнять другие распоряжения руководителя.
3. ПРАВА
Специалист по документообороту вправе:
3.1. Знакомиться с проектными решениями руководства, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.5. Запрашивать через непосредственного руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Специалист по документообороту несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации и заключенным трудовым договором.
4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации, заключенным трудовым договором.
4.3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации, заключенным трудовым договором.
5. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.
5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся все работники, на которых распространяется действие этой инструкции, и ставят свою подпись.
Основные рекомендации и обязанности, которые должен выполнять специалист по документообороту
1. Обязанности:
- Организация и контроль документооборота в организации;
- Разработка и внедрение процедур и политик, связанных с документооборотом;
- Создание и обновление шаблонов документов, соответствующих требованиям организации;
- Контроль за соблюдением сроков подписания и передачи документов;
- Управление электронными системами документооборота;
- Обеспечение конфиденциальности и безопасности документов;
- Подготовка отчетов и статистической информации о документообороте;
- Проведение внутреннего аудита документооборота и выявление возможных улучшений.
2. Требования:
- Высшее образование в области менеджмента, информационных технологий или связанных с ними специальностей;
- Опыт работы в области документооборота не менее 2-х лет;
- Знание законодательства, регулирующего документооборот;
- Умение работать с электронными системами документооборота;
- Отличные навыки организации и планирования работы;
- Внимательность к деталям и умение работать с большим объемом информации;
- Коммуникабельность и способность работать в команде.
3. Рабочие процессы:
- Разработка и внедрение процедур и политик, связанных с документооборотом;
- Подготовка и контроль за исполнением планов документооборота;
- Составление и обновление шаблонов документов;
- Контроль соблюдения сроков подписания и передачи документов;
- Обработка, классификация и архивирование документов;
- Управление электронными системами документооборота;
- Подготовка отчетов о документообороте;
- Внутренний аудит документооборота и выявление возможных улучшений.
4. Ответственность:
- За соблюдение законодательства, регулирующего документооборот;
- За сохранность и конфиденциальность документов;
- За своевременное выполнение задач и соблюдение сроков;
- За качество и точность работы.
5. Развитие и обучение:
- Участие в профессиональных тренингах и семинарах;
- Чтение специализированной литературы и изучение новых технологий в области документооборота;
- Повышение квалификации и получение сертификатов.
Специалист по документообороту играет важную роль в эффективной работе организации. Его обязанности включают организацию и контроль документооборота, разработку процедур и политик, управление электронными системами документооборота, обеспечение конфиденциальности и безопасности документов, а также подготовку отчетов и проведение внутреннего аудита. Для успешного выполнения этих задач специалисту необходимы высшее образование, опыт работы и навыки работы с электронными системами. Специалист по документообороту также должен быть внимательным к деталям, уметь работать с большим объемом информации и хорошо коммуницировать в команде.