Как сократить количество уведомлений по НДФЛ в два раза: инструкция для работодателей

13.03.2024 14:44
Как сократить количество уведомлений по НДФЛ в два раза: инструкция для работодателей

С января 2024 года большинству работодателей приходится подавать уведомления по НДФЛ дважды в месяц. Но такой вариант не является единственно возможным. Работодатель может по-прежнему подавать одно уведомление, если изменит сроки выплаты аванса и зарплаты. О том, как это сделать, читайте в нашей статье.

Содержание статьи ↓

Сколько уведомлений по НДФЛ нужно подать

Напомним, что с января 2024 года изменились сроки уплаты НДФЛ и сдачи уведомлений по этому налогу (п. 9 ст. 58 и п. 6 ст. 226 НК РФ). Новые сроки зависят от периода, в котором работодатель выдал зарплату и удержал налог.

  • С 1 по 22 число текущего месяца: уведомление нужно сдать 25-го числа, заплатить налог — 28 числа текущего месяца;
  • С 23 по последнее число текущего месяца: уведомление — 3-го числа, уплата налога — 5-го числа следующего месяца;
  • С 23 по 31 декабря: уведомление и уплата в последний рабочий день года.

Сколько же уведомлений в месяц должен сдать работодатель? Это зависит от дат выплаты зарплаты за первую и вторую части месяца.

Если зарплата за предыдущий месяц и аванс за текущий выплачиваются в период с 1 по 22 число — одно уведомление. Если же работодатель перечисляет аванс после 22 числа — два уведомления.

Можно ли изменить даты выплаты аванса и зарплаты

Работодатель вправе изменить даты выплаты зарплаты за первую и вторую части месяца. Это можно сделать в том числе для того, чтобы оформлять всего одно уведомление по НДФЛ в месяц. При этом утвердить новые сроки перечисления зарплаты можно с любой даты в течение года, а не только с 1 января.

Но даты выплат нельзя установить произвольно. Необходимо соблюдать правила, установленные в статье 136 Трудового кодекса.

Во-первых, выплата должна состояться не позднее 15 календарных дней с момента окончания периода, за который она начислена. Например, зарплату за вторую половину марта следует перечислить не позднее 15 апреля (если этот день приходится на выходной, деньги нужно выдать накануне). Более поздняя дата будет являться нарушением.

Важно

Работодатель не имеет права выдавать зарплату с нарушением 15-ти дневного срока (к примеру, через 2 месяца после окончания отработанного месяца). Также нельзя выплачивать ее заранее, то есть до начала соответствующего месяца (письмо Минтруда от 13.07.23 № 14-1/ООГ-4663).

Во-вторых, зарплату необходимо выплачивать не реже, чем каждые полмесяца. По мнению чиновников, «разрыв» между авансом и зарплатой не должен превышать 15 календарных дней (письмо Минтруда от 12.03.19 № 14-2/ООГ-1663).

Отметим, что в двух случаях превышение указанного разрыва не будет нарушением.

  1. В календарном месяце 31 день.
  2. Предыдущая выплата состоялась раньше срока из-за переноса в связи с выходными.

Приведенные выше правила позволяют определить оптимальные даты выплат.

Зарплату за вторую часть предыдущего месяца надо выплачивать с 1-е по 7-е число. Аванс за текущий месяц — с 16-го по 22-е число. Заметим, что чаще всего работодатели выбирают 5-е и 20-е числа. Этот вариант позволяет оформлять одно уведомление по НДФЛ в месяц.

Внимание!

Заработную плату можно выдавать чаще, чем два раза в месяц. Перечислять деньги работникам каждую неделю не возбраняется (письмо Минтруда от 28.11.16 № 14-1/В-1180). Но при таком варианте ограничиться одним уведомлением по НДФЛ не получится.

Как изменить даты выплаты: оформление

Если установленные работодателем ранее сроки выплат не позволяют ограничиться одним уведомлением по НДФЛ в месяц, даты зарплаты и аванса можно изменить.

Способ изменения зависит от того, в каком документе закреплены даты выдачи заработной платы: в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или в трудовых договорах (ст. 136 ТК РФ).

Рассмотрим оба варианта.

Вариант первый: даты выплат закреплены в ПВТР

Правила внутреннего трудового распорядка могут быть составлены как самостоятельный акт, либо как приложение к коллективному договору.

Если ПВТР — это самостоятельный акт, то изменения вносят в том же порядке, в каком была утверждена первоначальная редакция документа.

  1. Если на предприятии создан профсоюз, сначала изменения согласовывают с ним (ст. 190 ТК РФ). Данный факт нужно отразить в протоколе. 
  2. Директор издает приказ об утверждении поправок в ПВТР. Либо на документе с поправками указывается, когда и кем они утверждены: руководителем или советом директоров (с отражением даты и номера соответствующего протокола).
  3. Всех сотрудников знакомят с поправками под роспись (ст. 22 ТК РФ).

Важно

В приказе об утверждении изменений в ПВТР нужно прописать, с какого момента они вступают в силу. Также следует предусмотреть порядок перечисления зарплаты в переходный период. При этом периодичность выплат не должна превысить полмесяца. Например, можно разделить на две части выплату, относящуюся к переходному периоду.

Если ПВТР — это приложение к коллективному договору, то для внесения поправок следует провести коллективные переговоры (ст. 44 ТК РФ). Чтобы их начать, руководство компании должно направить представителям работников письменное предложение. Дальнейшие действия такие:

  • представители сотрудников в течение семи календарных дней дают письменный ответ, где перечисляют участников переговоров и их полномочия (ст. 36 ТК РФ);
  • администрация получает ответ и на следующий день начинает переговоры;
  • участники утверждают изменения и подписывают допсоглашение к коллективному договору. Максимальный срок ведения переговоров — 3 месяца (ст. 40 ТК РФ);
  • допсоглашение регистрируют в трудовой инспекции, срок — 7 дней с момента подписания (ст. 50 ТК РФ).

Вариант второй: даты выплат закреплены в трудовых договорах

В этом случае нужно составить дополнительные соглашения к каждому трудовому договору.

Допсоглашение с новыми сроками перечисления зарплаты подписывают обе стороны договора: работодатель и работник.

Справка

В общем случае работодатель не вправе утвердить дополнительное соглашение к трудовому договору в одностороннем порядке, без согласия работника (ст. 72 ТК РФ). Правда, при изменении организационных и технологических условия труда это возможно (ст. 74 ТК РФ). Но суд может не согласиться, что сокращение числа налоговых уведомлений — это изменения условий труда. Поэтому, как нам кажется, без согласия работника в данной ситуации не обойтись.