Должностная инструкция офис-менеджера (специалиста по административно-хозяйственному обеспечению)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность
офис-менеджера.

1.2. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимает директор по представлению непосредственного руководителя.

1.3. Требования к образованию и обучению работника:

• Среднее профессиональное образование - программа подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности.

1.4. Требования к опыту практической работы:

• Не предусмотрено.

1.5. Особые условия допуска к работе:

• Не предусмотрено.

1.6. Другие характеристики для занятия должности:

• Дополнительное профессиональное образование - программы повышения квалификации по профилю деятельности (не реже чем раз в три года).

1.7. Работник в своей деятельности руководствуется:

• действующими нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
• уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка и локальными нормативными актами организации;
• трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.

1.8. Работник должен знать:

• Правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
• информацию, необходимую для выполнения своих должностных обязанностей. См. подробнее в разделе 2.

1.9. Работник подчиняется непосредственному руководителю.

1.10. На время отсутствия работника (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ, А ТАКЖЕ НЕОБХОДИМЫЕ ЗНАНИЯ И УМЕНИЯ ДЛЯ ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ

В обязанности работника входит:

2.1. Определение потребностей в товарах и услугах для создания оптимальных условий труда:

• Прием заявок на товары и услуги для создания оптимальных условий труда;
• Определение качественных и количественных потребностей работников в канцелярских, хозяйственных и сопутствующих товарах и услугах, офисного оборудования;
• Проведение анализа соответствия поступивших заявок локальным нормативным актам организации, а также запланированному бюджету;
• Подготовка данных для выбора поставщика товаров и услуг;
• Подготовка плана поставки по заявкам на товары и услуги;
• Формирование заказа поставщику товаров и услуг;
• Отправка заявки поставщику товаров и услуг;
• Составление сводных учетных и отчетных документов по определению потребностей в товарах и услугах для создания оптимальных условий труда.

Необходимые умения:

• Работать с заявками, формировать единый заказ на базе нескольких заявок, формировать заказы в соответствии с категорией товаров и услуг;
• Определять объем необходимых потребностей в материально-технических ресурсах в соответствии с локальными нормативными актами и бюджетом организации;
• Определять наиболее эффективные и качественные показатели необходимых товаров и услуг;
• Составлять и оформлять документы для процедур выбора поставщиков и процедур закупки;
• Формулировать потребности в тех или иных товарах и услугах, а также излагать их описание в письменной форме;
• Работать с заключенными договорами на поставку товаров и оказание услуг для создания оптимальных условий труда;
• Составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных о фактах хозяйственной деятельности организации, состояния рынка товаров и услуг;
• Использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", оргтехнику;
• Использовать средства коммуникации;
• Вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета.

Необходимые знания:

• Локальные нормативные акты организации общего характера и по функциональному направлению деятельности;
• Рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих создание оптимальных условий труда;
• Ценовая политика рынка на определенные категории товаров и услуг;
• Правила деловой переписки;
• Правила делового этикета;
• Порядок оформления заказов у поставщиков товаров и услуг;
• Основные условия заключенных договоров на поставку товаров и предоставление услуг в части процедуры оформления заказа на их получение;
• Структура и принципы организации документооборота;
• Законодательство Российской Федерации в области материально-технического обеспечения, закупочной деятельности, делопроизводства и архивирования в рамках выполняемых трудовых функций, а также гражданское законодательство Российской Федерации в части регулирования договорных отношений и сделок между участниками рынка;
• Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
• Структура организации.

Другие характеристики:

• Не предусмотрено

2.2. Организация процесса закупки и приобретение товаров и услуг для создания оптимальных условий труда:

• Проведение анализа рынка товаров и услуг, соответствующих потребностям организации;
• Организация отбора поставщиков с применением конкурентных способов закупки;
• Подготовка документации для проведения процедур выбора поставщиков и закупки;
• Сопровождение процедуры заключения контрактов на поставку товаров и предоставление услуг;
• Систематизация и обобщение информации о заключенных договорах;
• Ведение реестра договоров на поставку товаров и оказание услуг;
• Ведение базы поставщиков товаров и услуг;
• Мониторинг цен на приобретаемые товары и услуги;
• Работа с поставщиками товаров и услуг с целью улучшения качества и снижения затрат;
• Составление сводных учетных и отчетных документов о фактах хозяйственной деятельности организации в части заказа поставки и использования товаров и услуг, состояния рынка товаров и услуг.

Необходимые умения:

• Определять наиболее эффективные и качественные показатели необходимых товаров и услуг;
• Определять объем необходимых потребностей в материально-технических, финансовых ресурсах в соответствии с локальными нормативными актами и бюджетом организации;
• Организовывать процедуру закупки товаров или услуг;
• Составлять и оформлять документы для процедур выбора поставщиков и процедур закупки;
• Формулировать потребности в тех или иных товарах и услугах, а также излагать их описание в письменной форме;
• Составлять и оформлять договоры на приобретение товаров и услуг для создания оптимальных условий труда;
• Классифицировать первичные отчетные документы, оценивать их соответствие требованиям законодательства Российской Федерации и условиям договора
• Составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных о фактах хозяйственной деятельности организации, состоянии рынка товаров и услуг;
• Составлять, систематизировать и актуализировать базу поставщиков товаров и услуг;
• Использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", оргтехнику;
• Использовать средства коммуникации;
• Вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета.

Необходимые знания:

• Рынок поставщиков товаров и услуг в рамках выполнения задач по созданию оптимальных условий труда;
• Ценовая политика рынка на определенные категории товаров и услуг;
• Принцип, алгоритм и этапы проведения закупок;
• Основы договорной работы;
• Порядок заключения договоров;
• Законодательство Российской Федерации в области материально-технического обеспечения, закупочной деятельности, складского учета, по вопросам пожарной безопасности, охраны труда, экологической безопасности, делопроизводства и архивирования в рамках выполняемых трудовых функций, а также гражданское законодательство Российской Федерации в части регулирования договорных отношений и сделок между участниками рынка;
• Локальные нормативные акты организации общего характера и по функциональному направлению деятельности;
• Структура и принципы организации документооборота;
• Базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
• Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
• Правила деловой переписки;
• Правила делового этикета;
• Структура организации.

Другие характеристики:

• Не предусмотрено

2.3. Контроль исполнения условий договоров на поставку товаров и услуг для создания оптимальных условий труда:

• Отслеживание сроков проведения оплаты в соответствии с заключенными договорами, в том числе оферты;
• Контроль соблюдения и исполнения условий договоров поставки товаров или предоставления услуги;
• Контроль соблюдения условий предоставления первичной документации;
• Приемка поставляемых товаров и услуг в соответствии с действующими договорами, нормами и правилами;
• Проверка соответствия поставляемых товаров заявленным маркировкам и характеристикам, а также их количественного и качественного соответствия
• Оценка качества оказываемых услуг;
• Оформление принятых товаров и услуг в соответствии с действующими договорами, нормами и правилами первичной отчетной документации;
• Оформление отчетных документов в соответствии с требованиями для контрагентов и подразделений бухгалтерского учета;
• Ведение работы с поставщиками по устранению допущенных нарушений условий договоров;
• Взаимодействие с подразделениями организации по претензионной работе в случае нарушения контрагентами условий договоров;
• Актуализация базы поставщиков товаров и услуг с точки зрения их благонадежности.

Необходимые умения:

• Работать с заключенными договорами на поставку товаров и оказание услуг;
• Классифицировать первичные отчетные документы, оценивать их соответствие требованиям законодательства Российской Федерации и условиям договора;
• Вести переговоры по устранению нарушений условий договоров;
• Вести деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
• Составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных о фактах хозяйственной деятельности организации, состояния рынка товаров и услуг;
• Составлять, систематизировать и актуализировать базу поставщиков товаров и услуг;
• Использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", оргтехнику;
• Использовать средства коммуникации.

Необходимые знания:

• Рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих создание оптимальных условий труда;
• Условия заключенных договоров на поставку товаров и предоставление услуг;
• Основы договорной работы;
• Порядок заключения договоров;
• Законодательство Российской Федерации в области материально-технического обеспечения, закупочной деятельности, защиты прав потребителя, делопроизводства и архивирования в рамках выполняемых трудовых функций, а также гражданское законодательство Российской Федерации в части регулирования договорных отношений и сделок между участниками рынка;
• Санитарные нормы и правила, касающиеся определения качества приобретаемых товаров и услуг;
• Стандарты и технические условия, касающиеся определения качества приобретаемых товаров и услуг;
• Локальные нормативные акты организации общего характера и по функциональному направлению деятельности;
• Структура и принципы организации документооборота;
• Базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
• Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
• Правила деловой переписки;
• Правила делового этикета;
• Структура организации.

Другие характеристики:

• Не предусмотрено

2.4. Организация работы складского хозяйства организации и учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ), используемых для создания оптимальных условий труда:

• Организация разгрузки и доставки товаров на места хранения;
• Организация хранения ТМЦ;
• Создание условий для безопасного хранения и сохранности складируемых ТМЦ
• Составление базы складского учета
• Внесение в базу складского учета данных на основании оформленных в установленном законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами организации порядке и исполненных первичных, отчетных и учетных документов;
• Определение качественного состояния поступающих на склад и хранящихся на складе ТМЦ, их годности или негодности к использованию;
• Ведение учета остатков хранящихся на складе ТМЦ;
• Ведение учета движения ТМЦ;
• Проверка фактического наличия ТМЦ;
• Списание пришедших в негодность хранящихся ресурсов в соответствии с нормами
• Подготовка к утилизации пришедших в негодность или не требующих дальнейшего использования ТМЦ;
• Организация выдачи ТМЦ в соответствии с нормами и регламентами, внесение соответствующих записей в систему учета;
• Контроль расходования и использования ТМЦ;
• Оформление материальных отчетов, отражающих движение ТМЦ;
• Представление в бухгалтерию организации материальных отчетов, отражающих движение ТМЦ;
• Проведение инвентаризаций ТМЦ;
• Составление сводных учетных и отчетных документов о ТМЦ, об их движении, использовании и состоянии.

Необходимые умения:

• Оценивать состояние ТМЦ;
• Классифицировать первичные отчетные документы, оценивать их соответствие требованиям законодательства Российской Федерации и условиям договора;
• Использовать приемы комплексной проверки первичных учетных документов;
• Оформлять первичные документы бухгалтерского учета;
• Формировать и актуализировать систему учетно-отчетной документации по движению (приходу, расходу) ТМЦ;
• Применять правила проведения инвентаризации;
• Составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных по движению ТМЦ;
• Использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", оргтехнику;
• Использовать средства коммуникации.

Необходимые знания:

• Правила складского учета;
• Правила составления материальных отчетов движения ТМЦ и первичных документов;
• Структура и принципы организации документооборота с подразделениями организации, ведущими бухгалтерский учет;
• Правила хранения исходной и текущей документации на поставку, учет и выдачу ТМЦ;
• Порядок учета, приемки, выдачи и списания ТМЦ;
• Стандарты и технические условия на хранение ТМЦ;
• Правила проведения инвентаризации;
• Порядок действий при возникновении чрезвычайных ситуаций;
• Локальные нормативные акты организации общего характера и по функциональному направлению деятельности;
• Основы законодательства Российской Федерации в вопросах оформления первичных учетных документов, ведения складского учета, проведения инвентаризаций, по вопросам пожарной безопасности, охраны труда, экологической безопасности;
• Базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
• Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
• Структура организации.

Другие характеристики:

• Не предусмотрено

2.5. Обеспечение технического и сервисного обслуживания приобретенного офисного оборудования (кроме оргтехники) и контроль его состояния:

• Оценка технического состояния мебели, офисного (кроме оргтехники) и бытового оборудования;
• Прием от работников заявок на сервисное обслуживание или устранение неисправностей мебели, офисного (кроме оргтехники) и бытового оборудования;
• Определение качественных и количественных затрат, необходимых в рамках сервисного обслуживания или для устранения неисправностей мебели, офисного и бытового оборудования;
• Определение целесообразности проведения сервисного обслуживания или ремонта мебели, офисного и бытового оборудования;
• Оформление технического заключения о состоянии мебели или оборудования для определения их дальнейшего использования или принятия решения о списании с баланса организации;
• Контроль сроков гарантии и сервисного обслуживания мебели и оборудования;
• Организация сервисного обслуживания или ремонта мебели, офисного и бытового оборудования;
• Приемка выполненных работ по ремонту или сервисному обслуживанию мебели, офисного и бытового оборудования.

Необходимые умения:

• Оценивать состояние ТМЦ;
• Работать с заявками, формировать единый заказ на базе нескольких заявок, формировать заказы для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники);
• Определять объем необходимых потребностей в материально-технических, финансовых ресурсах в соответствии с локальными нормативными актами и бюджетом организации;
• Использовать приемы комплексной проверки первичных учетных документов;
• Составлять и оформлять документы для процедур выбора поставщиков и процедур закупки для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники);
• Работать с заключенными договорами на поставку товаров и оказание услуг, а также сопроводительной и технической документацией к мебели и оборудованию;
• Составлять, систематизировать и актуализировать базу поставщиков товаров и услуг для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники);
• Составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных о фактах хозяйственной деятельности организации, состоянии рынка товаров и услуг;
• Использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", оргтехнику;
• Использовать средства коммуникации;
• Вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета.

Необходимые знания:

• Стандарты и технические условия на хранение, использование и эксплуатацию ТМЦ;
• Рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих техническое и сервисное обслуживание офисного оборудования;
• Ценовая политика рынка на определенные категории товаров и услуг для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники);
• Порядок оформления заказов у поставщиков товаров и услуг для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники);
• Локальные нормативные акты организации общего характера и по функциональному направлению деятельности;
• Основы законодательства Российской Федерации в вопросах материально-технического обеспечения, оформления первичных учетных документов, гарантийного и сервисного обслуживания, защиты прав потребителя;
• Базовые основы информатики;
• Способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
• Правила деловой переписки;
• Правила делового этикета;
• Структура организации.

Другие характеристики:

• Не предусмотрено

3. ПРАВА

Работник вправе:

3.1. Знакомиться с проектными решениями руководства, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными
настоящей инструкцией обязанностями.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о недостатках,
выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их
устранению.

3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.5. Запрашивать лично или через непосредственного руководителя информацию и документы,
необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Работник несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей,
предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации, и заключенным трудовым договором.

4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах,
определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством
Российской Федерации, и заключенным трудовым договором.

4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации, и заключенным трудовым договором.

5. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.

5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся под
расписку все работники организации, на которых распространяется действие этой инструкции.