Должностная инструкция специалиста по документообороту

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность специалиста по документообороту.

1.2. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимается директором по представлению непосредственного руководителя.

1.3. На должность специалиста по документообороту назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее трех лет.

1.4. Специалист по документообороту в своей деятельности руководствуется:

• действующими нормативно-техническими документами;
• уставом организации, локальными нормативными актами организации;
• настоящей должностной инструкцией, трудовым договором. 

1.5. Специалист по документообороту должен знать:

• законы РФ, постановления, приказы и иные нормативные документы, связанные с документационным обеспечением организации;
• нормы и алгоритм планирования и процесс работы;
• способы и методы изучения, разработки и улучшения документационных сервисов организации;
• правила формирования, распределения, хранения, экспертизы ценности бумаг;
• создание и правильное ведение архивного дела;
• нормативные и методические бумаги по проектированию и применению АИС;
• ведущий опыт в своей профессиональной области, как российский, так и зарубежный;
• основы экономики, организации труда и управления;
• нормы законов РФ о труде;
• Правила внутреннего трудового распорядка;
• требования и нормы пожарной безопасности и охраны труда.

1.6. Специалист по документообороту подчиняется непосредственному руководителю.

1.7. На время отсутствия специалиста по документообороту (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Специалист по документообороту обязан:

2.1. Организовывать работу документооборота организации.

2.2. Обеспечивать контроль документооборота компании (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.

2.3. Осуществлять методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях организации, контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

2.4. Контролировать ход документа, переданного, согласно резолюции руководителя, к исполнению.

2.5. Осуществлять контроль сроков исполнения документов.

2.6. Разрабатывать номенклатуры дел.

2.7. Обеспечивать хранение печатей организации.

2.8. Вести компьютерную базу (картотеку) документов.

2.9. Обрабатывать и отправлять адресатам исходящие документы.

2.10. Создать эффективную систему поиска нужных документов, заниматься информационной и справочной работой.

2.11. Составлять протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению.

2.12. Составлять акт уничтожения документов, не требующих архивного хранения.

2.13. Подготавливать и передавать с описью документы на хранение в архив.

2.14. Организовывать курьерскую доставку корреспонденции.

2.15. Вести финансовое планирование и отчетность в рамках выполняемой работы.

2.16. Выполнять другие распоряжения руководителя.

3. ПРАВА

Специалист по документообороту вправе:

3.1. Знакомиться с проектными решениями руководства, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.5. Запрашивать через непосредственного руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Специалист по документообороту несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации и заключенным трудовым договором.

4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации, заключенным трудовым договором.

4.3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации, заключенным трудовым договором.

5. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.

5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся все работники, на которых распространяется действие этой инструкции, и ставят свою подпись.