Как определить средний дневной заработок для расчета отпускных

Рассказываем, как определить средний дневной заработок для расчета отпускных, если расчетный период отработан не полностью или отпуск предоставлен в месяце приема на работу, а также если у сотрудника нет отработанных дней либо он имеет суммированный учет рабочего времени.

Чтобы посчитать средний дневной заработок, нужно знать:

• отработал ли сотрудник расчетный период полностью;
• предоставляют отпуск в календарных или рабочих днях;
• менялась ли зарплата сотрудника в расчетном периоде.

Отпуск предоставляют в календарных днях

Расчетный период отработан полностью

В случае полностью отработанного расчетного периода средний дневной заработок определяют по формуле (ч. 4 ст. 139 ТК РФ):

Заработок за расчетный период / 12 мес. / 29,3 дн.

Пример. С 15 по 28 июня 2022 года Бурунов уходит в отпуск. Расчетный период — с 1 июня 2021 года по 31 мая 2022 года, отработан полностью. Времени и доходов, исключаемых из расчета, нет.

Оклад Бурунова составляет 20 000 ₽, за расчетный период ему было начислено 240 000 ₽.

Средний дневной заработок для оплаты отпускных бухгалтер организации рассчитал так:

240 000 ₽ / 12 мес. / 29,3 дн. = 682,59 ₽

Расчетный период отработан не полностью

Если расчетный период отработан не полностью, средний дневной заработок рассчитывают по такой формуле:

Заработок за расчетный период / (29,3 дн. × Количество полностью отработанных календарных месяцев в расчетном периоде + Количество календарных дней в не полностью отработанных календарных месяцах)

Количество календарных дней в не полностью отработанном календарном месяце определяют по формуле:

29,3 дн. / Количество календарных дней месяца × Количество календарных дней присутственного времени в не полностью отработанном месяце

Если в расчетном периоде сотрудник отработал несколько календарных месяцев не полностью, средний заработок высчитывают так: в каждом месяце отдельно считают количество не полностью отработанных календарных дней, а затем их суммируют (ч. 4 ст. 139 ТК РФ, абз. 2 и 3 п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922).

Пример. С 13 мая 2022 года Волкову предоставлен отпуск. Расчетный период — с 1 мая 2021 года по 30 апреля 2022 года. С 23 по 27 апреля 2022 года сотрудник болел. За расчетный период ему было начислено 268 000 ₽.

Количество календарных дней составляет:

• в полностью отработанных месяцах: 11 мес. × 29,3 дн. = 322,3 дн.
• в апреле: 29,3 дн. / 30 дн. × 25 дн. = 24,4167 дн.

Средний дневной заработок сотрудника:

268 000 ₽ / (322,3 дн. + 24,4167 дн.) = 772,97 ₽

Возьмем те же условия, но в этот раз у Волкова будет оплата труда по часам. Исходя из часовой ставки, за расчетный период работнику начислили 268 000 ₽.

Количество календарных дней рассчитывается так:

• в полностью отработанных месяцах: 11 мес. × 29,3 дн. = 322,3 дн.
• в апреле: 29,3 дн. / 30 дн. × 25 дн. = 24,4167 дн.

Средний дневной заработок составит:

268 000 ₽ / (322,3 дн. + 24,4167 дн.) = 772,97 ₽

Отпуск предоставляют в рабочих днях

Когда отпуск предоставляют в рабочих днях, средний дневной заработок считается по формуле (ч. 5 ст. 139 ТК РФ, п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922):

Заработок за все время работы / Количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели, приходящееся на отработанное время

Пример. С Ивановым заключен срочный трудовой договор с 1 августа по 2 сентября 2022 года. Сотрудника отпустили в отпуск на два дня — с 1 по 2 сентября 2022 года. В августе было начислено 40 000 ₽. Поскольку этот месяц отработан полностью, его и включают в расчет.

Средний дневной заработок для расчета отпускных бухгалтер определил так:

1. Количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели, которые входят в расчет среднего дневного заработка и приходятся на отработанное время, — 27 дней. Из общего числа календарных дней исключаются воскресенья и праздники.
2. Средний дневной заработок составляет:

40 000 ₽ / 27 дн. = 1 481,48 ₽

Сотрудник уходит в отпуск в месяце приема на работу

Если сотрудник берет отпуск в том же месяце, в котором он был принят на работу, то у него нет начисленной зарплаты или отработанных дней за расчетный период. Отпуск он берет авансом.

В этом случае средний заработок определяют исходя из размера зарплаты, начисленной за отработанные сотрудником дни в месяце приема на работу (п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922).

Шаг 1. Рассчитывают заработок за отработанные сотрудником дни в месяце приема на работу:

Ежемесячный оклад сотрудника / Общее количество рабочих дней в месяце приема × Количество отработанных рабочих дней в месяце приема

Шаг 2. Определяют количество календарных дней в не полностью отработанном календарном месяце (абз. 3 п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922):

29,3 дн. / Количество календарных дней месяца × Количество календарных дней присутственного времени в не полностью отработанном месяце

Шаг 3. Рассчитывают средний дневной заработок:

Заработок за отработанные сотрудником дни в месяце приема на работу / Количество календарных дней в не полностью отработанном календарном месяце

Пример. Кондратьева приняли на работу 13 мая 2022 года. С 23 мая 2022 года его отпустили в отпуск авансом. Его оклад составляет 60 000 ₽, других выплат нет.

Получается, что в расчетном периоде у сотрудника нет начисленной зарплаты или отработанных дней. Поэтому бухгалтер определит средний заработок исходя из размера начисленной зарплаты за те дни, которые сотрудник отработал в месяце приема.

Показатель	Расчет
Заработок за отработанные дни в месяце приема на работу	60 000 ₽ / 18 дн. × 8 дн. = 26 666,67 ₽
Количество календарных дней в не полностью отработанном календарном месяце	29,3 дн. / 31 дн. × 10 дн. = 9,4516 дн.
Средний дневной заработок	26 666,67 ₽ / 9,4516 дн. = 2821,39 ₽

Если отпуск сотрудника начинается с первого рабочего дня, средний заработок определяют исходя из установленной ему тарифной ставки или должностного оклада по формуле (п. 8 и 10 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922):

Оклад / 29,3 дн.

Если у сотрудника сменный график работы и ему установлена ставка за одну смену, рассчитать средний дневной заработок невозможно. Поэтому для расчета отпускных умножают ставку за смену на количество дней отпуска (письмо Минтруда от 05.05.2015 № 14-1/В-429).

Пример. Кондратьева приняли на работу 1 июня 2022 года. У него сменный график работы, а дневная ставка составляет 3000 ₽. С первого дня работы сотрудник идет в отпуск на 10 дней — с 1 по 10 июня 2019 года. Отпускные составят:

3000 ₽ × 10 дн. = 30 000 ₽

У сотрудника нет отработанных дней

Когда расчетный период полностью состоит из исключаемых дней и нет ни одного отработанного дня, средний заработок определяют исходя из оклада сотрудника. Например, если он был в командировке, отпуске за свой счет или по уходу за ребенком, используют формулу (п. 8 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922):

Оклад / 29,3 дн.

Пример. Баранов работает в организации «Альфа» с 1 июня 2022 года. Его оклад составляет 30 000 ₽. С 1 до 31 июня Баранов был в командировке, а с 1 по 11 июля — в отпуске. Бухгалтер «Альфы» рассчитал средний дневной заработок так:

30 000 ₽ / 29,3 дн. = 1023,89 ₽

У сотрудника суммированный учет времени

При суммированном учете рабочего времени рассчитывают средний дневной, а не средний часовой заработок (п. 13 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922, письмо Роструда от 28.07.2008 № 1730-6-0).

Если сотрудник отработал месячную норму рабочего времени, считается, что расчетный период отработан полностью. В этом случае средний заработок рассчитывают по правилам для сотрудников, полностью отработавших расчетный период (абз. 1 п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922).

Пример. Литвиненко в июле 2022 года ушел в отпуск на 28 календарных дней. Его оклад составляет 25 000 ₽. У сотрудника суммированный учет рабочего времени, учетный период равен месяцу. Расчетный период — с июля 2021 года по июнь 2022 года, отработан полностью. В расчетном периоде у Литвиненко есть часы переработки, за это время ему начислили 342 252,67 ₽.

Бухгалтер рассчитал переработки:

1. В 2021 году среднемесячное количество рабочих часов при 40-часовой рабочей неделе составляет 164,33 ч. Часовая ставка для расчета переработок равна 152,13 ₽.
2. В 2022 году среднемесячное количество рабочих часов при 40-часовой рабочей неделе составило 164,42 ч. Часовая ставка для расчета переработок равна 152,05 ₽.
3. Средний дневной заработок составляет:

342 252,67 ₽ / 12 мес. / 29,3 дн. = 973,41 ₽.

Возьмем те же условия, но с 19 по 30 ноября 2021 года сотрудник болел. За расчетный период ему начислили 287 500 ₽.

Бухгалтер рассчитал средний дневной заработок так:

Показатель	Расчет
Период, который отработан полностью: 11 месяцев с мая по октябрь 2021 года и с декабря 2021 года по апрель 2022 года	29,3 дн. × 11 мес. = 322,3 дня
Период, который отработан не полностью: ноябрь	29,3 дн. / 30 дн. × 18 дн. = 17,58 календарных дня
Средний дневной заработок	287 500 ₽ / (322,3 дн. + 17,58 дн.) = 845,89 ₽