Роструд напомнил, как выдавать документы, связанные с работой

Специалисты Роструда опубликовали памятку о том, как получать и выдавать документы, связанные с работой. Разъяснения представлены в официальном телеграмм-канале ведомства.

Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан предоставить работнику копии документов, связанных с работой, по его письменному заявлению (ст. 62 ТК РФ). В каком виде можно подать запрос на получение документов? В Роструде отмечают, что работник может выбрать наиболее удобный для него способ:

1. Лично принести запрос в канцелярию или аналогичный отдел работодателя (в этом случае желательно получить отметку о принятии на втором экземпляре запроса).
2. Передать запрос через доверенное лицо (полномочия доверенного лица должны быть подтверждены).
3. Отправить запрос по почте, например, заказным письмом с описью вложения.

Если в компании внедрена система кадрового электронного документооборота (ЭДО), то запрос можно направить в электронном виде.

В свою очередь, работодатель должен подготовить документы или их копии (в зависимости от запроса) в течение трех рабочих дней. Подготовленные документы можно передать работнику или его доверенному лицу под расписку в соответствующем регистре. Также возможно направить документы по почте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении для подтверждения выполнения запроса. В случае использования кадрового ЭДО, документы могут быть пересланы работнику в электронном виде.

Роструд также обращает внимание на следующее. Если работодатель не может предоставить запрошенные документы, например, из-за истечения сроков хранения кадровых документов, необходимо составить письменный ответ с объяснением причин отказа. Такое письмо следует передать лично работнику или его доверенному лицу или отправить почтой с уведомлением о вручении.