Должностная инструкция делопроизводителя

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность делопроизводителя.

1.2. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимается директором по представлению начальника административного отдела.

1.3. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе не менее 3 месяцев, без предъявления требований к стажу работы.

1.4. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:

• действующим законодательством РФ;
• уставом организации, локальными нормативными актами организации;
• настоящей должностной инструкцией и трудовым договором.

1.5. Делопроизводитель должен знать:

• нормативно-правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в организации;
• требования к оформлению документов, согласно действующему законодательству;
• структуру организации и его подразделений;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
• правила эксплуатации вычислительной техники и оргтехники;
• современные технические средства обработки информации, коммуникаций и связи, вычислительной техники;
• основы организации труда;
• основы законодательства о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

1.6. Делопроизводитель подчиняется непосредственно начальнику административного отдела и находится в оперативном подчинении офис-менеджера.

1.7. На время отсутствия делопроизводителя (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Делопроизводитель:

2.1. Выполняет служебные поручения своего руководителя точно и в установленный срок.

2.2. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2.3. В соответствии с резолюцией руководителя организации передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

2.4. Ведет журнал учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за его исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

2.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

2.7. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

2.8. Готовит и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

2.9. Обеспечивает сохранность и конфиденциальность проходящей служебной документации.

2.10. Обеспечивает порядок в канцелярии.

2.11. Организовывает прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений сотрудников.

2.12. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает их в архив.

ПРАВА

Делопроизводитель вправе:

3.1. Знакомиться с проектными решениями руководства, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.5. Запрашивать через непосредственного руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Делопроизводитель несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации и заключенным трудовым договором.

4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации и заключенным трудовым договором.

4.3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации и заключенным трудовым договором.

ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.

5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся все работники, на которых распространяется действие этой инструкции, и ставят свою подпись.