Должностная инструкция документоведа
Документовед - это специалист, ответственный за организацию и обработку документации в организации. Его роль включает в себя поддержание порядка в документообороте, обеспечение доступности и сохранности документов, а также обработку и архивирование информации. Документовед играет важную роль в поддержании эффективности работы организации и обеспечении ее соответствия юридическим требованиям.
Скачать образец должностной инструкции документоведа
Скачать бланк должностной инструкции документоведа
Должностная инструкция документоведа - Образец
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность документоведа.
1.2. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимается директором по представлению непосредственного руководителя.
1.3. На должность документоведа назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу.
1.4. Документовед в своей деятельности руководствуется:
- действующими нормативно-техническими документами;
- уставом организации, локальными нормативными актами организации;
- настоящей должностной инструкцией, трудовым договором.
1.5. Документовед должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения организации;
- нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем организации;
- порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения организации;
- методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;
- порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;
- организацию архивного дела;
- основы программирования;
- методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
- основы управления, эргономики, социальной психологии, социологии;
- документообразование;
- отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения организации;
- основы экономики, организации труда и управления;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
1.6. Документовед подчиняется непосредственному руководителю.
1.7. На время отсутствия документоведа (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Документовед обязан:
2.1. Разрабатывать и внедрять технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
2.2. Принимать участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности отдела административного обеспечения.
2.3. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в организации.
2.4. Подготавливать предложения по обеспечению эргономических условий труда,
рационализации рабочих мест сотрудников отдела административного обеспечения.
2.5. Разрабатывать унифицированные системы документации, табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.
2.6. Организовывать внедрение систем ведения документации.
2.7. Принимать меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
2.8. Участвовать в отборе документов, передаваемых на государственное хранение,
организации хранения и экспертизе ценности документов.
2.9. Принимать участие:
- в постановке задач по документационному обеспечению организации;
- в проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления;
- в разработке новейших информационных технологий (в т. ч. безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники;
- в проектировании и актуализации баз и банков данных.
2.10. Изучать и обобщать передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения организации, разрабатывать нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.
2.11. Принимать участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров отдела административного обеспечения.
2.12. Выполнять отдельные служебные поручения непосредственного руководителя.
3. ПРАВА
Документовед вправе:
3.1. Знакомиться с проектными решениями руководства, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.5. Запрашивать через непосредственного руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Документовед несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации и заключенным трудовым договором.
4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации, заключенным трудовым договором.
4.3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим
трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации, заключенным трудовым договором.
5. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.
5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся все работники, на которых распространяется действие этой инструкции, и ставят свою подпись.
Основные обязанности документоведа включают
1. Регистрация и классификация документов. Документовед отвечает за регистрацию всех входящих и исходящих документов, присваивание им уникальных номеров и классификацию в соответствии с установленными правилами. Это позволяет обеспечить быстрый доступ к необходимым документам и эффективную работу с ними.
2. Контроль за соблюдением сроков хранения документов. Документовед отвечает за контроль сроков хранения документов в соответствии с установленными правилами и нормативами. Он должен следить за истечением сроков хранения и принимать меры по уничтожению устаревших документов или их архивированию.
3. Обработка и подготовка документов к использованию. Документовед отвечает за обработку документов, включая их сканирование, копирование, перевод и подготовку к использованию. Он должен обладать навыками работы с офисными программами и техническим оборудованием, чтобы обеспечить эффективную обработку документов.
4. Обеспечение сохранности документов. Документовед отвечает за обеспечение сохранности документов, включая их защиту от несанкционированного доступа и повреждений. Он должен следить за правильным хранением документов, использовать специальные методы и средства для защиты информации.
5. Поддержка документооборота. Документовед отвечает за поддержание эффективной работы документооборота в организации. Он должен следить за своевременным передачей документов между отделами, контролировать их движение и обеспечивать необходимую документацию для выполнения задач.
Для успешного выполнения своих обязанностей документовед должен обладать определенными навыками и качествами:
- Отличные организационные навыки. Документовед должен быть организованным и уметь работать с большим объемом информации. Он должен уметь эффективно планировать свою работу, следить за сроками и приоритетами.
- Внимательность к деталям. Документовед должен быть внимательным и точным в своей работе. Он должен уметь обнаруживать ошибки и неточности в документах и исправлять их.
- Знание законодательства. Документовед должен иметь хорошее знание законодательства, регулирующего документооборот и архивное дело. Он должен быть в курсе последних изменений в законодательстве и уметь применять его на практике.
- Коммуникативные навыки. Документовед должен обладать хорошими коммуникативными навыками, чтобы эффективно взаимодействовать с коллегами и клиентами. Он должен уметь ясно и четко выражать свои мысли и инструкции.
- Технические навыки. Документовед должен быть владеющим современными офисными программами и техническим оборудованием. Он должен уметь работать с компьютером, сканером, принтером и другими устройствами.
В заключение, должностная инструкция документоведа представляет собой описание роли и обязанностей специалиста, ответственного за обработку и организацию документации в организации. Документовед играет важную роль в поддержании эффективности работы организации и обеспечении соблюдения законодательных требований. Он должен обладать определенными навыками и качествами, чтобы успешно выполнять свои обязанности.