Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность cекретаря-делопроизводителя.

1.2. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимается директором по представлению руководителя подразделения.

1.3. На должность cекретаря-делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.4. Секретарь-делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:

• действующими нормативно-техническими документами;
• уставом организации, локальными нормативными актами организации;
• настоящей должностной инструкцией, трудовым договором. 

1.5. Секретарь-делопроизводитель должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
• правила эксплуатации вычислительной техники;
• правила делового общения;
• правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
• правила пользования приемно-переговорными устройствами и другой оргтехникой;
• правила организации и ведения делопроизводства;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
• основы этики, эстетики и делового этикета;
• основы организации труда и управления;
• основы административного права и законодательства о труде;
• структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;
• методы оформления и обработки документов;
• архивное дело;
• машинопись;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• английский (или какой-либо другой европейский) язык.

1.6. Секретарь-делопроизводитель подчиняется руководителю подразделения.

1.7. На время отсутствия секретаря-делопроизводителя (отпуск, болезнь и пр.), его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-делопроизводитель:

2.1. Оформляет исходящие документы и проверяет правильность их оформления, адресования, наличия подписей, виз и приложений. 

2.2. Регистрирует исходящие документы (на карточках, в компьютере) с ведением
соответствующих картотек (журналов).

2.3. Формирует исполненные документы в дела по определенным участкам работы в соответствии с утвержденной номенклатурой организации.

2.4. Подготавливает документы к последующему хранению и использованию: проводит экспертизу ценности, оформляет дела, составляет описи.

2.5. Передает оформленные дела в архив организации.

2.6. Ведет справочную работу по документам.

2.7. Возвращает неправильно оформленные документы исполнителям на доработку.

2.8. Составляет проекты документов, их правка, организует подписание руководителем.

2.9. Работает с почтовыми и курьерскими службами.

3. ПРАВА

Секретарь-делопроизводитель вправе:

3.1. Знакомиться с проектными решениями руководства, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.5. Запрашивать лично или через непосредственного руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-делопроизводитель несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ и заключенным трудовым договором.

4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ, заключенным трудовым договором.

4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ, заключенным трудовым договором.

5. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.

5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся под подпись все работники организации, на которых распространяется действие этой инструкции.