Должностная инструкция секретаря-референта

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.

1.2. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее одного года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

1.3. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от должности приказом директора по представлению менеджера по персоналу.

1.4. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору.

1.5. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

• действующими нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
• уставом организации, локальными нормативными актами организации;
• настоящей должностной инструкцией, трудовым договором;
• приказами (распоряжениями) руководства организации. 

1.6. Секретарь-референт должен знать:

• структуру организации, направление ее деятельности;
• фамилии руководителей структурных подразделений, фамилии руководителей вышестоящей организации, основные организации-партнеры и их руководство;
• государственные стандарты по оформлению управленческих документов;
• положения, инструкции, иные нормативные документы и методические рекомендации по ведению делопроизводства;
• организацию труда руководителей;
• машинопись;
• правила эксплуатации компьютера и другой офисной техники;
• основы этики и эстетики, правила делового общения;
• основы трудового законодательства;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
• перспективы развития организации, ее финансово-хозяйственной деятельности. 

1.6. Секретарь-референт должен уметь:

• составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы совещаний;
• пользоваться средствами связи и организационной техникой;
• работать в офисных компьютерных программах, пользоваться Интернетом и электронной почтой;
• вести деловые переговоры. 

1.7. Во время отсутствия секретаря-референта (болезнь, отпуск и т. д.) его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом директора, которое приобретает права и несет ответственность согласно настоящей инструкции.

2. ФУНКЦИИ

2.1. На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

• информационно-справочное обслуживание организации и документационное обеспечение ее деятельности;
• документирование деятельности совещательных органов организации;
• организационное обеспечение деятельности руководства;
• ведение кадровой документации и кадрового учета. 

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

3.1. Секретарь-референт обязан:

• принимать, учитывать, регистрировать документы, контролировать их исполнение, обеспечивать надлежащее хранение документов;
• контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, которые представляются на подпись руководству организации;
• контролировать исполнение документов и поручений руководства, принимать меры, направленные на своевременное и качественное исполнение документов и поручений;
• обеспечивать оперативную связь со сторонними организациями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности организации;
• вести прием посетителей;
• по указанию директора вести подготовку совещаний, обеспечивать оформление и хранение протоколов;
• выполнять машинописные и копировально-множительные работы;
• проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение;
• выполнять поручения руководства в пределах своей компетенции

.

3.2. Вести кадровое делопроизводство, а именно:

• оформлять приказы по личному составу;
• вести личные карточки формы № Т-2;
• вести трудовые книжки сотрудников;
• оформлять трудовые договоры и изменения к ним;
• оформлять командировочные документы;
• заполнять листки нетрудоспособности;
• вести табель учета рабочего времени;
• выдавать справки о трудовом стаже и зарплате.

4. ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:

4.1. Знакомиться с проектными решениями руководства, касающимися его деятельности.

4.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

4.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

4.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4.5. Запрашивать через непосредственного руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность:

5.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ и заключенным трудовым договором.

5.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ, заключенным трудовым договором.

5.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ, заключенным трудовым договором.

6. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

6.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.

6.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся под подпись все сотрудники, на которых распространяется действие этой инструкции.